Terms and Conditions

Last updated and effective date: January 9, 2023

1. General

Studio Memo delivers services in the field of architecture, engineering, project management, construction supervision and consultancy.

We work in accordance with the standards described in the Rechtsverhouding DNR 2011 (revision 2013). You can download this through the BNA website: www.bna.nl/servicedocumenten/dnr (Available in Dutch and English.)

2. Agreeing to the commission

Commissions may be agreed upon in verbal or written agreement, in accordance with Dutch law and regulations.

When the client and Studio Memo enter into a verbal or written agreement for the delivery of services by Studio Memo, the client automatically agrees to the Terms and Conditions as described here.

3. Carrying out the commission

Studio Memo will carry out the commission to the best of their knowledge and experience, and in accordance with applicable law and regulation. Studio Memo will support the client as their consultant and/or executing party.

The client will provide Studio Memo, in printed form, all available relevant information needed for the carrying out of the commission. Studio Memo may assume that the information provided is complete and correct, unless it is clear that additional investigation into the accuracy of the information is required.

The client will not contract any third-parties without a prior dialogue with Studio Memo, when this could be of influence on the process of carrying out of the commission by Studio Memo.

When the contracting of one or more consultants is necessary for the carrying out of the commission, the client and Studio Memo will agree on who that should be and what their scope of work will be. The client will then contract and commission the consultant(s) directly, unless the client and Studio Memo have otherwise and mutually agreed in writing.

In case specific time-periods have been agreed for the services delivered by Studio Memo, then Studio Memo will assure the services will be delivered fitting within those time-periods, excepted with conditions as described under ”8. Delays while carrying out the commission”.

4. Fee

In case the client requests a quotation by Studio Memo before the start of work and delivery of services, then based on a written agreement on that quotation, Studio Memo and the client agree that the fees and expenses invoiced by Studio Memo to the client are related to and based on the actual time spent and services rendered, and upon the pre-approved hourly or daily rate.

If no quotation is requested by the client before the start of work and delivery of services, Studio Memo will invoice on a by-the-hour basis.

Not included in the quotation are expenses by Studio Memo related to the commission including reproduction, printworks, travel (time) and accommodation. Unless otherwise agreed between the client and Studio Memo, these expenses will be specified and invoiced separately.

Regarding architectural (design) services each primary phase of the design process will be concluded with an invoice from Studio Memo to the client, before Studio Memo starts work on the next primary phase of the design process.

In addition to the fee for services rendered by Studio Memo, this client will have to commit to accepting an additional fee in case of:
- Additional work resulting from changes to the law, regulation and codes, during the works;
- Additional work resulting from a request by the client, after finishing a primary design phase or after concluding a definitive design decision.

5. Invoicing and payment

In case of presenting a quotation, Studio Memo will start their work after receiving a retainer/ down payment of 10% of the total project sum.

In case a project is (temporarily) halted by the client, Studio Memo will invoice its services up until that moment.

Unless agreed to otherwise, Studio Memo will invoice on a monthly basis and according to the progress of work. Unless mentioned differently on the invoice, Studio Memo expects payment of their invoice by the client within 14 days of the invoice date.

In case of lack of timely payment the client is considered in default, and Studio Memo will send a reminder within 5 days.

If payment has not been received within 30 days of the invoice date, Studio Memo will send another reminder including additional and administrative costs and interest, in accordance with Dutch law. Additionally Studio Memo reserves the right, after notifying the client in writing, to (temporarily) halt the work. Any follow-up costs related to late payment are for and will be invoiced to the client.

A client who is in default with timely payment of an invoice is not authorized to use any of the designs, sketches, calculations, reports, and other documents, that are already produced or provided by Studio Memo.

Invoices and any potential reminders are solely sent digitally via e-mail. It is the responsibility of the client to provide Studio Memo with the correct invoicing information at the start of their work, including an e-mail address for sending invoices and any possible PO-number(s).

6. Use of design and other products

The client has, as long as all payment requirements have been met, the right to use and execute the design.

It is not permitted to deviate from the design, or to make changes to the design, without prior dialogue with and written permission from Studio Memo.

It is not permitted to repeat the built design, partially or in full, without prior dialogue with and written permission from Studio Memo.

Studio Memo may apply conditions to its permission, including payment of a reasonable fee or compensation. Studio Memo will not refuse its permission unless based on reasonable grounds.

Considering the privacy of the client, the client will permit Studio Memo to use the design and images of the built design/ realized work (in the form of drawings, photos, videos, etc.) for the purpose of marketing and communication.

7. Early termination of the agreement

The client and Studio Memo can only terminate their agreement/ commission in case of substantial reasons. Termination needs to be done in writing, include specific reason(s) for termination, and stipulating the date of termination of the agreement/ commission.

In case the agreement/ commission is terminated by Studio Memo, invoices will be settled up until the moment of termination. The client will have to pay all invoices that were sent up until that moment.

In case the agreement/ commission is terminated by client, the client owes Studio Memo a compensation equal to 50% of the total project sum. If more than 50% of the total project sum has already been invoiced by Studio Memo, the client will owe Studio Memo the complete remaining percentage of the full project sum. Deviating from this will only occur is there is a situation of gross neglect by Studio Memo, or based on a mutually accepted, written termination-agreement.

In case of termination by the client, the client cannot use or realize the design (or any services/ documents delivered), nor may the client pass these to another party, without prior, written permission from Studio Memo. Without establishing reasonable due cause, Studio Memo will not withhold this permission from the client.

8. Delays while carrying out the commission

In case the carrying out of the commission is delayed or interrupted through circumstances that cannot be reproached to Studio Memo, the client will be bound to compensating Studio Memo for any resulting expenses. Studio Memo will minimize these expenses as much as possible.

If the above mentioned delay or interruption lasts longer than three months, Studio Memo will, when that is possible, inform the client if and when the commission and work can be resumed. When doing so, Studio Memo will acknowledge and take into account the justifiable interests of the client.

9. Liability

Studio Memo is in regards to the client only liable for direct damages sustained by the client as a result of attributable shortcomings on part of Studio Memo. Studio Memo is not responsible for consequences or damages related to miscommunication between the client and (sub)contractors, or other parties.

In case the client finds that Studio Memo has neglected the satisfactory fulfillment of its obligations, the client will inform Studio Memo abouts its liability and will allow Studio Memo to rectify the shortcomings at their own expense and with a reasonable time frame.

The liability of Studio Memo expires five years after the day upon which the final project invoice was sent, or the day upon which the commission has been concluded.

10. Disputes

Disputes and differences in opinion between the client and Studio Memo will, whenever possible, be resolved through amicable settlement. If such amicable settlement is not achievable, they will be resolved through Dutch civil court.

11. Final provisions

The agreement between the client and Studio Memo is subject to Dutch law.

Under normal circumstances, the formal completion/ finalization of the commission will transpire by means of a written notification from Studio Memo to the client.

These Terms and Conditions are usually updated once per year. If there is cause for an intermediate update of these Terms and Conditions, then Studio Memo will inform the client about this.

These Terms and Conditions are at all times available online, through www.studio-memo.nl/terms and will be provided when presenting a quotation or when entering into a contractual agreement.

Translator’s disclaimer

Although translating these Terms and Conditions from Dutch to English was done with the utmost care and diligence, Studio Memo or any of its individual representatives cannot accept any liability related to potential errors of this translation. The original Dutch Algemene Voorwaarden remain leading and binding.

Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt en ingaand op: 9 januari 2023

1. Algemeen

Studio Memo verricht werkzaamheden op het gebied van architectuur, engineering, projectmanagement, bouwbegeleiding en consultancy.

Wij werken conform de regelingen zoals vermeld in Rechtsverhouding DNR 2011 (herziening 2013). U kunt deze downloaden via de website van de BNA: www.bna.nl/servicedocumenten/dnr (Beschikbaar in Nederlands en Engels.)

2. Totstandkoming opdracht

Opdrachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk tot stand komen, overeenkomstig met Nederlandse wet en regelgeving.

Als de opdrachtgever en Studio Memo een mondelinge of schriftelijke overeenkomst aangaan voor het verrichten van werkzaamheden door Studio Memo, dan gaat de opdrachtgever automatisch akkoord met deze Algemene Voorwaarden.

3. Uitvoering van de opdracht

Studio Memo zal de opdracht naar beste weten en kunnen vervullen, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. Studio Memo staat de opdrachtgever daarbij als adviseur en/ of uitvoerende partij terzijde.

De opdrachtgever verschaft Studio Memo schriftelijk alle hem ter beschikking staande informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdracht. Studio Memo kan uitgaan van de volledigheid en juistheid van de verstrekte informatie, tenzij duidelijk is dat nader onderzoek naar de juistheid van die informatie geboden is.

De opdrachtgever zal zonder voorafgaand overleg met Studio Memo geen derden inschakelen wanneer dat van invloed zou kunnen zijn op het vervullen van de opdracht door Studio Memo.

Indien het voor een goede uitvoering van de opdracht nodig is om één of meer adviseurs in te schakelen, overleggen opdrachtgever en Studio Memo wie dat zal/zullen zijn en welke werkzaamheden aan die adviseur(s) moeten worden opgedragen. De opdrachtgever geeft vervolgens opdracht aan die adviseur(s), tenzij opdrachtgever en Studio Memo schriftelijk anders overeenkomen.

Indien voor de door Studio Memo te verrichten werkzaamheden termijnen zijn overeengekomen, dan staat Studio Memo er voor in dat de werkzaamheden binnen die respectieve termijnen zullen worden uitgevoerd, één en ander onverminderd het bepaalde onder “8. Vertraging bij de uitvoering van de opdracht”.

4. Vergoeding

Indien de opdrachtgever Studio Memo voorafgaand aan de start van de werkzaamheden om een offerte vraagt, dan leggen de opdrachtgever en Studio Memo middels een schriftelijk akkoord op die offerte vast dat de door Studio Memo aan de opdrachtgever te factureren kosten zijn geregeld op basis van de door Studio Memo bestede tijd tegen een van tevoren afgesproken uur- of dagtarief.

Indien de opdrachtgever Studio Memo voorafgaand de start van de werkzaamheden niet om een offerte vraagt, zal Studio Memo op urenbasis factureren.

Niet in de offerte inbegrepen zijn de kosten die Studio Memo maakt bij de vervulling van de opdracht, waaronder repro,- druk-, reis(tijd)- en verblijfkosten. De opdrachtgever dient deze kosten afzonderlijk te vergoeden tenzij de opdrachtgever en Studio Memo anders schriftelijk zijn overeengekomen.

Betreffende (architectonisch) ontwerpwerk geldt dat elke hoofdfase van het ontwerpproces met een factuur van Studio Memo aan de opdrachtgever wordt afgesloten, alvorens Studio Memo met de nieuwe hoofdfase begint.

De opdrachtgever dient Studio Memo naast de advieskosten een vergoeding te betalen voor werkzaamheden als gevolg van onder meer:
- Na aanvang van de werkzaamheden gewijzigde wet- en regelgeving die resulteert in meerwerk;
- Door de opdrachtgever verlangde wijzigingen na het beëindigen van een ontwerpfase of het nemen van een definitieve beslissing.

5. Facturatie en betaling

Bij het uitbrengen van een offerte, start Studio Memo de werkzaamheden na ontvangst een aanbetaling van 10% van de totale projectsom.

Indien het project door de opdrachtgever (tijdelijk) wordt stilgelegd, zal Studio Memo de werkzaamheden tot dat moment factureren.

Tenzij anders afgesproken factureert Studio Memo maandelijks en naar de stand van de werkzaamheden. Tenzij anders vermeld op de factuur, verlangt Studio Memo betaling van een factuur binnen 14 dagen na de factuurdatum.

Bij gebreke van tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim en zal Studio Memo binnen 5 dagen een eerste herinnering sturen.

Als de betaling niet binnen 30 dagen ontvangen is, stuurt Studio Memo de opdrachtgever opnieuw een herinnering, inclusief administratieve- en herinneringskosten, en wettelijke rente. Studio Memo behoudt het recht om, na schriftelijk informeren van de opdrachtgever, de werkzaamheden (tijdelijk) op te schorten. Alle daaropvolgende kosten gerelateerd aan het verzuim zijn voor de opdrachtgever.

Een opdrachtgever die in gebreke is met de tijdige betaling van een factuur is niet bevoegd de door Studio Memo reeds aan hem verstrekte ontwerpen, schetsen, berekeningen, rapportages en dergelijke te gebruiken.

Facturatie en eventuele herinneringen worden uitsluitend digitaal per e-mail verstuurd. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om Studio Memo bij aanvang van de werkzaamheden te voorzien van de juiste facturatiegegevens, een e-mail adres ten behoeve van facturatie, en eventuele PO-nummer(s).

6. Gebruik van het ontwerp en overige producten

De opdrachtgever heeft, mits hij aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, het recht het ontwerp uit te voeren.

Het is niet toegestaan af te wijken van een ontwerp dan wel wijzigingen daarop aan te brengen zonder voorafgaand overleg met, en schriftelijke toestemming van, Studio Memo.

Het is niet toegestaan het uitgevoerde ontwerp geheel of gedeeltelijk te herhalen zonder voorafgaand overleg met en toestemming van Studio Memo.

Studio Memo kan aan zijn toestemming voorwaarden verbinden, waaronder de betaling van een redelijke vergoeding. Studio Memo zal zijn toestemming niet op onredelijke gronden weigeren.

Met in acht name van de privacy van de opdrachtgever staat deze Studio Memo toe om het ontwerp en beeldmateriaal van het gerealiseerde ontwerp/ werk (in de vorm van tekeningen, foto’s, video’s, e.d.) gebruiken ten behoeve van marketing en communicatie.

7. Voortijdige beëindiging overeenkomst

De opdrachtgever en Studio Memo kunnen hun overeenkomst/ opdracht uitsluitend ingeval van gewichtige redenen voortijdig beëindigen. De opzegging dient schriftelijk te geschieden en onder vermelding van de reden(en) van opzegging en het tijdstip waartegen wordt opgezegd.

Indien de overeenkomst/ opdracht door Studio Memo wordt opgezegd, wordt afgerekend naar de stand van het werk op het moment van de opzegging. De opdrachtgever dient alle tot dan toe verstuurde facturen voldoen.

Indien de opdracht door de opdrachtgever wordt opgezegd, is de opdrachtgever Studio Memo een vergoeding verschuldigd gelijk aan 50% van de totale projectsom. Wanneer reeds meer dan 50% van de totale projectsom door Studio Memo gefactureerd is, is de opdrachtgever het resterende percentage van de totale projectsom verschuldigd aan Studio Memo. Afwijking hiervan zal uitsluitend geschieden wanneer er sprake is van ernstige nalatigheid aan de zijde van Studio Memo, of op basis van een wederzijds aanvaarde, schriftelijke eindigingsovereenkomst.

Bij opzegging door de opdrachtgever mag de opdrachtgever het tot dan toe vervaardigde ontwerp (en de tot dan toe geleverde diensten/ documenten) niet gebruiken, realiseren of overdragen aan een andere partij zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van Studio Memo. Studio Memo zal de opdrachtgever deze toestemming niet onthouden zonder redelijke grondslag.

8. Vertraging bij de uitvoering van de opdracht

Indien de uitvoering van de opdracht wordt vertraagd of onderbroken door omstandigheden die Studio Memo niet kan worden verweten, is de opdrachtgever gehouden Studio Memo diens kosten die daarvan het gevolg zijn te vergoeden. Studio Memo dient deze kosten zo veel mogelijk te beperken.

Duurt de hierboven bedoelde vertraging of onderbreking langer dan drie maanden, dan zal Studio Memo, zodra dat mogelijk is, de opdrachtgever laten weten of en op welke termijn de uitvoering van de opdracht hervat kan worden. Studio Memo zal daarbij rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van de opdrachtgever.

9. Aansprakelijkheid

Studio Memo is jegens de opdrachtgever alleen aansprakelijk voor de directe schade die deze lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming door Studio Memo in de nakoming van zijn verplichtingen. Studio Memo is niet aansprakelijk voor gevolgen van miscommunicatie tussen opdrachtgever en de uitvoerende partij.

Indien de opdrachtgever van mening is dat Studio Memo tekort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen, stelt hij deze schriftelijk aansprakelijk en stelt hem in de gelegenheid die tekortkoming(en) op eigen kosten en binnen redelijke termijn op te heffen.

De aansprakelijkheid van Studio Memo vervalt na verloop van vijf jaar vanaf de dag waarop de eindfactuur is verzonden of de opdracht door opzegging is geëindigd.

10. Geschillen

Verschillen van mening tussen opdrachtgever en Studio Memo zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien deze niet langs minnelijke weg opgelost kunnen worden, zal beslecht worden door de burgerlijke rechter.

11. Slotbepalingen

Op de overeenkomst tussen de opdrachtgever en Studio Memo is Nederlands recht van toepassing.

In normale gevallen geschied de formele voltooiing/ afronding van de werkzaamheden middels een schriftelijk bericht van Studio Memo aan de opdrachtgever.

Deze Algemene Voorwaarden worden gebruikelijk eens per kalenderjaar bijgewerkt. Indien daartoe reden is en deze Algemene Voorwaarden tussentijds dienen te worden bijgewerkt, dan zal Studio Memo de opdrachtgever hierover informeren.

Deze Algemene Voorwaarden zijn ten alle tijden online beschikbaar via www.studio-memo.nl/terms en worden aan de opdrachtgever verstrekt bij het uitbrengen van een offerte of het aangaan van een contractuele overeenkomst.